Кейс: деловая игра про сроки в фармацевтической компании

Заказчик

R&D центр фармацевтической компании, выпускающей лекарственные препараты собственной разработки.

Задача

Провести наглядную симуляцию в игровой форме, показывающую, как способ организации работы влияет на сроки выполнения R&D проектов.

Решение

В качестве наглядной игровой симуляции была выбрана игра Featureban, предложенная Майклом Барроузом. Благодарю Алексея Пименова для ценные рекомендации по проведению игры. 

Подготовка

Фичебан часто проводится на примере "приготовления ужина", где каждая карточка - блюдо. Мы же сделали легенду, соответствующую реальной работе R&D центра фармацевтической компании.

Каждая карточка - лекарственный препарат, который проходит два этапа (разработка и "валидация+трансфер").

Участники каждой команды (4 человека) подготовили ~ 30 карточек с названиями лекарственных препаратов и разместили их на доске в графе "очередь".

Доска с 4 колонками: очередь, разработка, "валидация+трансфер", завершено. Каждая карточка - лекарственный препарат

Первый раунд: без ограничения одновременно выполняемой работы и сотрудничества

Суть игры сводится к бросанию монетки. Если выпадает "орел", то каждый участник продвигает свою карточку в следующую колонку. Если решка - карточка блокируется (на карточку наносится буква Б). В следующий ход, если выпадает "орел" карточку можно разблокировать.

Участники подбрасывают монетки

В первом раунде помогать друг другу участники не могли, и кроме того, когда их задача блокировалась, они должны были тут же вытащить в работу еще одну из очереди. Объем одновременно выполняемой работы был не ограничен.

Участники одной из команд блокируют и передвигают карточки

Т.к. объем работ не был ограничен, очень скоро столбцы "в работе" оказались наглухо забиты задачами:

После 30 "месяцев" работы игра была остановлена. На каждой карточке отмечался "месяц", в который она была взята в работу, и "месяц" когда работа на ней была завершена. По этим данным было посчитано "время выполнения" задачи.

Участники отметили на диаграмме сколько карточек было сделано за определенное временем (каждая карточка отмечалась "крестиком":

Диаграмма распределения времени выполнения (LTD)

По полученным данным посчитали, что 85% задач выполняются за 16 месяцев. Всего же за 30 месяцев было сделано 46 задач.

Второй раунд: количество одновременно выполняемой работы ограничено, есть сотрудничество

Отличия второго раунда от первого:

  • при блокировании задачи вытягивать новую работу не нужно
  • ограничение количества незавершенной работы: в колонках "разработка", "валидация+трансфер" не может быть более 3 задача в каждой
  • свой "орел" участник может использовать, чтобы разблокировать заблокированную задачу коллеги из своей команды

Доска с ограничением объема незавершенной работы выглядит не такой забитой, как в первом раунде:

Глядя на доску сразу видно, на чем сфокусироваться команде

По истечении 30 раундов ("месяцев") игра была так же остановлена. По данным второго раунда была построена вторая диаграмма распределения времени выполнения задач.

Диаграммы распределения времени выполнения: вверху - для первого раунда, внизу - для второго

Оказалось, что 85% задач во втором раунде были сделаны за 9 недель. А всего за 30 месяцев сделана 31 задача.

Результаты

Выводы, которые сделали участники по итогам деловой игры:

  1. Когда объем одновременно выполняемой работы неограничен и нет сотрудничества:
    • время выполнения задач существенно возрастает
    • время выполнения мало-предсказуемо (что видно по очень большому разбросу на диаграмме)
    • работа ведется "хаотично", задачи долго время висят без внимания
  2. Ограничение количества одновременно выполняемой работы, и взаимопомощь в команде:
    • позволили сделать работу более предсказуемой (более "компактная" диаграмма) и снизить время выполнения задач
    • работа в команде комфортнее и веселее )
  3. Тактику, которую выбрали команды во втором раунде - "накидываться" на задачу всем вместе и быстро ее закрывать. Это позволило снизить время выполнения задач почти 2 раза, но в итоге во втором раунде сделали меньше задач (31 во втором раунде, против 46 в первом). В реальной работе нужен баланс между производительностью и скоростью выполнения задач.
  4. В реальной работу существуют задачи, которые требуют быстрого решения, или гарантированного решения к определенному сроку. Для быстрого закрытия таких задач может хорошо работать тактика "совместного накидывания" на них.
  5. Визуализация (даже с помощью стикеров на ватмане) быстро помогает понять что происходит с работой, и отслеживать состояние критичных задач

Участники отметили, что формат игры, помимо своей наглядности, создает позитивную атмосферу и позволяет "отключиться от текущего рабочего контекста", "посмотреть на свою работу с другой стороны".

...

Помогу спроектировать и провести игру для вашей команды, исходя их вашего контекста. Пишите на на почту.

Помогаю лабораториям и не-IT командам повышать эффективность

Телеграм-канал

Веду закрытый телеграм-канал "Agile в не-IT", где делюсь практическим опытом, кейсами, ошибками, мыслями и полезными материалами. Цель канала - показать на примерах что гибкие методологии, примененные с учетом контекста, могут принести значительную пользу в не-IT командах и компаниях.

Буду рад видеть среди подписчиков как профессионалов, для обмена опытом, так и молодых специалистов, желающих применить в своей работе современные h2h-инструменты управления работой.

Чтобы стать подписчиком - заполните пожалуйста форму, и я вас добавлю.