Дисфункции рабочего процесса

Вольный пересказ тезисов из книги Д. Деграндис Визуализируйте работу, с некоторыми дополнениями и иллюстрациями.

Признаки, что в ваш рабочий процесс закрались дисфункции:

  • Задачи делаются долго
  • Задачи теряются
  • Команда перегружена
  • Низкая предсказуемость: не понятно, когда будет завершена та или иная задача, сроки постоянно срываются и переносятся
  • Страдает качество, часто приходится возвращаться к старому и переделывать
  • Делается много "бестолковой работы", не несущей ценности для бизнеса и клиентов

Какие бывают дисфункции?

1 Одновременно в работе находится слишком много задач и проектов, загрузка команды близка к 100%

Когда время забито "под завязку", происходят такие негативные моменты:

  1. Нет времени на улучшение продукта и собственной работы - цикл Деминга разрывается:

  2. У специалистов нет времени на обучение и развитие
  3. Люди устают, демотивируются, выгорают
  4. Чудовищные потери на переключение контекста:Gerald M. Weinberg. Quality Software Management: Systems Thinking. New York: Dorset House, 1991, приведено по книге https://www.mann-ivanov-ferber.ru/books/scrum/

2 Незавершенная работа

Незавершенная работа "давит", создает ненужный стресс

У среднего менеджера в любой период времени остаются незавершенные дела, на выполнение которых требуется около 40 часов
цитата по книге "12 недель в году", Б. Морнан, М. Леннингтон

3 Отсутствие визуализации и скрытая работа

Отсутствие визуализации создает возможность взять на себя слишком много обязательств одновременно, создает почву для конфликтующих приоритетов

Скрытая работа отнимает время от выполнения важных задач:

В ответ на вопрос “Как я продвинулся в выполнении своих задач?” разработчик отвечал “Никак не продвинулся, так как весь день занимался срочными обращениями от клиентов, не зафиксированными на доске”
источник

4 Конфликтующие приоритеты

Сделали задачу, отправили заказчику на согласование. Чтобы "не ждать" взяли две новых. По первой задаче от заказчика пришло много замечаний, надо дорабатывать. Итого, в работе 3 задачи. За какую из них браться прямо сейчас?

Иллюстрация к главе "Конфликтующие приоритеты" из книги Д. Деграндис "Визуализируйте работу"

Почему так происходит?

Почему мы берем на себя больше чем можем сделать качественно?

Почему берем на себя новые задачи, которые не позволят выполнить качественно и в срок уже взятые на себя обязательства?

Доминика Деграндис выделяет следующие причины:

  1. Не хотим "подводить команду"
  2. Положительный ответ на просьбу вызывает выброс эндорфинов (чувствуешь себя "красавчиком")
  3. Если задачу приносит начальник - страх публичного унижения / увольнения
  4. Выполняем просьбы людей, которые нам симпатичны
  5. Как оптимисты думаем, что справимся с задачей быстрее, чем это есть на самом деле
  6. Браться за новое и интересное намного приятнее, чем заниматься старым надоевшим проектом

Что делать?

Кратко: Как сказать "нет" новым задачам

Подробно: