Как соблюдать сроки?

1 Что происходит, если сроки не соблюдать?

Соблюдать сроки и выполнять взятые на себя обязательства - базовый навык, создающий вашу репутацию и в работе, и в жизни.

Заказчики, клиенты, руководители, коллеги всегда выберут человека, отвечающего за свои слова, но с меньшими компетенциями, чем "профессионала", постоянно срывающего сроки.

Вот что пишут руководители:

Если новый сотрудник нарушает обещания — это даже не звонок, а тревожный гонг. Человек, не умеющий управлять временем, создает кучу неудобств — опаздывает на встречи, сдает фигню вместо результатов, вынуждает работать над особыми формами мотивации.

Команды без менеджера (или иной формы принуждения) могут существовать только там, где пацаны говорят, а потом делают, что сказали.

Федор Борщев

В редакции у меня есть правило трех молчаний. Молчание — это если я захожу в трелло, у задачи подходит срок, но там тишина. При этом автор ничего не сообщал мне лично. Я иду к автору и спрашиваю, в чем дело. Если такое случается три раза, я без предупреждения передаю задачи другим авторам или забираю себе. Больше задач я не даю.

Ирина Усиченко

2 Что значит соблюсти срок

Источник: телеграм-канал @agilethinking (пост от 13.02.2020)

Соблюсти срок, значить иметь к дедлайну завершенный и согласованный (с заказчиком / руководителем) результат.

Пример: Срок - сделать отчет до 1 февраля. 1 февраля исполнитель выслал заказчику отчет, а он сырой - надо исправлять ошибки, дополнять, править. Срок жестко провален, т.к. в обозначенный срок нет согласованного, устраивающего заказчика результата.

Соблюсти срок = сдать заказчику согласованный результат

Принцип "сделать значить сдать"

    Найти и согласовать - задача исполнителя. Принцип "чья задача тот и носится"

    3 Как уложиться в срок?

    Всего три простых шага:

    1. Выделить достаточно "чистых" рабочих часов
    2. Делать
    3. Заложить время на согласование

    Выделить достаточно "чистых" рабочих часов

    Пример. Человек "находился на работе" 9 часов, но только 1 час работал над задачей:

    Итого "чистого" рабочего времени 1 час в день. Чтобы в таком режиме сделать задачу, требующую 10 часов "чистого времени", потребуется минимум 10 рабочих дней - это уже две недели! "Минимум" - потому что без учета времени на согласование и устранение замечаний. А еще сотрудник может отравится чебуреком из перехода и "слечь" на пару дней.

    10-часовую задачу можно сделать за неделю:

    • понедельник, вторник - работаем над задачей по 5 часов в день
    • утро среды - проверяем свежим взглядом, отправляем заказчику
    • четверг, пятница - устранение замечаний, полировка, согласование

    Пока ждем ответа от заказчика можно заняться другими задачами.

    Главное, что стоит запомнить:

    Мы не работаем над задачей по 8 часов в день. Надо учитывать "чистое время"

    На "длинной дистанции" оптимально работать над задачей ~ 4 часа в день. Это позволит с одной стороны предсказуемо достигать результата, а с другой - не выгорать и заниматься другими проектами и развитием.

    Как понять, сколько "чистого" времени уходит на задачу? Очень просто - измерить, сколько уходит чистого времени по факту на аналогичные задачи. Измерить "чистое время" можно с помощью "тайм трекера":

    Естественно, таймер включают когда работают над задачей, а не "находятся на работе".

    Трекером времени не надо пользоваться постоянно - достаточно проследить, сколько времени уходит на разные виды задач.

    Делать

    Недостаточно "выделить" время для работы над задачей. Главный секрет в том что "чистое время" надо отработать.

    Источник: блог Арутюнова

    Заложить время на согласование

    Заказчик / руководитель не должны бросать все дела и мчаться к компьютеру, когда у вас вдруг "готово". В лаборатории каждый работает по своему графику - уважаем время друг друга и заказчика.

    4 Что делать если не успеваешь?

    Подумайте, какой вариант лучше для вашей репутации?:

    1. Понял, что не успеваешь, заранее сообщил заказчику, заказчик срочно нашел нового исполнителя и решил свою важную задачу в срок.
    2. Молча сорвал сроки.

    Плохо, если человек молчит, всех подводит и приносит плохой результат через день после дедлайна

    Ирина Усиченко

    Сроки периодически срывают все. Но одно дело, приложить все усилия чтобы исправить ситуацию, и больше такого не допускать, а другое дело - системно не соблюдать свои обязательства.

    Системное несоблюдение сроков = профнепригодность

    Конечно,если произошёл случайный сбой, и по реакции человека видно, что он в лепёшку разобьётся, чтобы не допустить подобного в будущем, можно простить, но если проблема повторяется постоянно, бюро расстаётся с человеком.

    Источник bureau.ru