Как соблюдать сроки?
1 Что происходит, если сроки не соблюдать?
Соблюдать сроки и выполнять взятые на себя обязательства - базовый навык, создающий вашу репутацию и в работе, и в жизни.
Заказчики, клиенты, руководители, коллеги всегда выберут человека, отвечающего за свои слова, но с меньшими компетенциями, чем "профессионала", постоянно срывающего сроки.
Вот что пишут руководители:
Если новый сотрудник нарушает обещания — это даже не звонок, а тревожный гонг. Человек, не умеющий управлять временем, создает кучу неудобств — опаздывает на встречи, сдает фигню вместо результатов, вынуждает работать над особыми формами мотивации.
Команды без менеджера (или иной формы принуждения) могут существовать только там, где пацаны говорят, а потом делают, что сказали.
В редакции у меня есть правило трех молчаний. Молчание — это если я захожу в трелло, у задачи подходит срок, но там тишина. При этом автор ничего не сообщал мне лично. Я иду к автору и спрашиваю, в чем дело. Если такое случается три раза, я без предупреждения передаю задачи другим авторам или забираю себе. Больше задач я не даю.
2 Что значит соблюсти срок
Источник: телеграм-канал @agilethinking (пост от 13.02.2020)
Соблюсти срок, значить иметь к дедлайну завершенный и согласованный (с заказчиком / руководителем) результат.
Пример: Срок - сделать отчет до 1 февраля. 1 февраля исполнитель выслал заказчику отчет, а он сырой - надо исправлять ошибки, дополнять, править. Срок жестко провален, т.к. в обозначенный срок нет согласованного, устраивающего заказчика результата.
Соблюсти срок = сдать заказчику согласованный результат
Принцип "сделать значить сдать"
Найти и согласовать - задача исполнителя. Принцип "чья задача тот и носится"
3 Как уложиться в срок?
Всего три простых шага:
- Выделить достаточно "чистых" рабочих часов
- Делать
- Заложить время на согласование
Выделить достаточно "чистых" рабочих часов
Пример. Человек "находился на работе" 9 часов, но только 1 час работал над задачей:
Итого "чистого" рабочего времени 1 час в день. Чтобы в таком режиме сделать задачу, требующую 10 часов "чистого времени", потребуется минимум 10 рабочих дней - это уже две недели! "Минимум" - потому что без учета времени на согласование и устранение замечаний. А еще сотрудник может отравится чебуреком из перехода и "слечь" на пару дней.
10-часовую задачу можно сделать за неделю:
- понедельник, вторник - работаем над задачей по 5 часов в день
- утро среды - проверяем свежим взглядом, отправляем заказчику
- четверг, пятница - устранение замечаний, полировка, согласование
Пока ждем ответа от заказчика можно заняться другими задачами.
Главное, что стоит запомнить:
Мы не работаем над задачей по 8 часов в день. Надо учитывать "чистое время"
На "длинной дистанции" оптимально работать над задачей ~ 4 часа в день. Это позволит с одной стороны предсказуемо достигать результата, а с другой - не выгорать и заниматься другими проектами и развитием.
Как понять, сколько "чистого" времени уходит на задачу? Очень просто - измерить, сколько уходит чистого времени по факту на аналогичные задачи. Измерить "чистое время" можно с помощью "тайм трекера":
- TimeIO (приложение для андроида)
- Секундомер задачи в Yougile (главное не забывать выключать)
- MyTaskTimer (веб-сервис)
- Tmetric (веб-сервис и программа)
Естественно, таймер включают когда работают над задачей, а не "находятся на работе".
Трекером времени не надо пользоваться постоянно - достаточно проследить, сколько времени уходит на разные виды задач.
Делать
Недостаточно "выделить" время для работы над задачей. Главный секрет в том что "чистое время" надо отработать.
Источник: блог Арутюнова
Заложить время на согласование
Заказчик / руководитель не должны бросать все дела и мчаться к компьютеру, когда у вас вдруг "готово". В лаборатории каждый работает по своему графику - уважаем время друг друга и заказчика.
4 Что делать если не успеваешь?
Подумайте, какой вариант лучше для вашей репутации?:
- Понял, что не успеваешь, заранее сообщил заказчику, заказчик срочно нашел нового исполнителя и решил свою важную задачу в срок.
- Молча сорвал сроки.
Плохо, если человек молчит, всех подводит и приносит плохой результат через день после дедлайна
Сроки периодически срывают все. Но одно дело, приложить все усилия чтобы исправить ситуацию, и больше такого не допускать, а другое дело - системно не соблюдать свои обязательства.
Системное несоблюдение сроков = профнепригодность
Конечно,если произошёл случайный сбой, и по реакции человека видно, что он в лепёшку разобьётся, чтобы не допустить подобного в будущем, можно простить, но если проблема повторяется постоянно, бюро расстаётся с человеком.
Источник bureau.ru