Как сказать "нет" новым задачам?

Проблема

Признаки того, в работе одновременно находится слишком много задач:

  • конфликт приоритетов, непонятно за что хвататься ("все срочно")
  • постоянное переключение контекста, "рваное расписание"
  • нет времени на улучшение процесса, развитие
  • стресс, усталость, выгорание

Поэтому очень важно вовремя остановиться, и перестать набирать новые задачи, когда куча старых еще не доделана.

Но есть проблема: сложно сказать "нет" начальнику, когда он принес новые задачи.

Еще сложнее сказать "нет" себе самому. Ведь старые задачи - надоевшие, с проблемами. А все новое - вон оно какое интересное, и проблем еще нет.

Решение

Выход из ситуации есть, и состоит из трех шагов:

  1. Визуализировать ВСЕ рабочие задачи в виде Канбан-доски из 3 колонок: "Очередь", "В работе", "Сделано"
  2. Ограничить количество ОДНОВРЕМЕННО ВЫПОЛНЯЕМОЙ РАБОТЫ (например, не более 3 задач за раз)
  3. Новую задачу берем в работу, только когда закрываем одну из уже взятых задач, и образуется "вакансия" в колонке "в работе"

Джим Бенсон, автор книги "Personal Kanban" в коротком и очень наглядном 5-минутном видео на примерах показывает как это работает.

И показывает что бывает, если не ограничивать количество одновременно выполняемой работы:

Комментарий

Конечно, персональная Канбан-доска не решит всех проблем. Но это важный первый шаг к визуализации работы и началу эволюционных улучшений.