Как не затягивать совещания

Записал видео о принципах, которые позволяют нам проводить быстрые и эффективные совещания, не тратя время другу друга впустую. Шли к этому 10 лет, и много десятков (если не сотен) часов, потраченных неэффективно.

Принципы эффективного совещания

  • У совещания должен быть четкий формат и повестка
  • Каждый должен заранее получить материалы, которые будут обсуждаться, и подготовиться к совещанию
  • На совещании обсуждаемая информация должна быть перед глазами
  • Совещание должно быть ограничено по времени
  • Итоги, договоренности должны быть зафиксированы прямо на совещании и доступны всем

Форматы совещаний, которые есть в нашей лаборатории

  • еженедельная встреча по проекту (15 минут)
  • решение конкретного вопроса, проблемы (30 мин)
  • мозговой штурм, стратегическая сессия

Например, встрече по закупкам всегда открыта доска с закупками, глядя на которую сразу видно что происходит. Это сразу экономит кучу времени:

Доска с закупками: сразу видно что на какой стадии

Ошибки, из за которых совещания затягиваются

  • в одну встречу пытаться "уместить" сразу несколько форматов
  • не установить лимит (ограничение) по времени
  • прийти на встречу без подготовки, не ознакомиться с материалами заранее
  • на совещании не иметь перед глазами обсуждаемый вопрос (доску проекта, документ и др.)