Как улучшить работу команды, ч.1: необходимость изменений

Если команда улучшит свою работу (например - будет делать быстрее; качественнее; создавать продукты/услуги которые приносят больше ценности клиентам) - выиграют все: клиенты, бизнес и сама команды.

Но несмотря на это, группе взрослых профессионалов бывает очень сложно меняться и менять свои подходы к работе. Первые два препятствия на пути изменений:

  • для многих не очевидно, что вообще есть какая-то проблема
  • не видят ценности от изменений - "ради чего что-то менять?", "не факт что там будет лучше"

Так же есть риск обратной ситуации - начать изменения ради изменений, не имея четкой конечной цели и понимания текущей ситуации.

Это все равно что отправится в плавание на корабле, без конечной цели и парусов, с командой случайных людей, которые не соглашались на плавание.

Ниже - обзор инструментов, которые помогут сделать необходимость изменений (если она есть) прозрачной и очевидной, а так же синхронизировать (команда, руководство, бизнес) понимание цели изменений. Обзор сделан с позиции моего опыта. Подробнее об инструментах можно узнать:

1 Сделать работу прозрачной

Суть: визуализировать поток создания ценности для клиентов в виде доски.

Поток работы по созданию новых БАД (результат - готово к продаже)

Результат: глядя на доску понятно, что на какой стадии

Максимальный эффект достигается когда поток создания ценности охватывает все этапы внутри организации, и заканчивается поставкой конечному клиенту.

Инструменты: Trello, Kaiten, Yougile, Kanbanzone, доска со стикерами

Типичные ошибки:

1) Изображать на доске "мелкие задачи", вместо блоков, приносящих ценность клиентам.

Как проверить что представляют собой наши карточки? Задать вопрос - готов ли клиент "принять" от меня вот эту карточку? Если нет - значит задача слишком мелкая.

2) Визуализация потока поставки ценности "не доходит до клиента" - доска обрывается на промежуточном этапе

2 Понять, что у нас в реальности со временем выполнения задач и производительностью

- В этом месяц команда сделала 12 задач, на 2 больше чем в прошлом. Мы молодцы!
- Абсолютно не факт. Сколько при этом ценности вы принесли заказчику?
- Эм... не знаю

Суть: "оцифровать" два ключевых показателя:

  • сколько рабочих элементов, приносящих ценность заказчику, мы делаем в единицу времени?
  • за какое время мы поставляем клиенту рабочий элемент (заказ, проект, фичу)?

Самое простое - внести информацию о поставленных клиенту ценных элементах (заказы, проекты, фичи) в гугл-таблицу, с датой начала и окончания работы:

Из этих данных рассчитывают пропускную способность - число рабочих элементов, завершенных в единицу времени (неделю, месяц и др.).

Если данных много, можно проследить как пропускная способность колебалась в зависимости от месяца, например.

Далее - строят диаграмму распределения времени выполнения:

Из диаграммы определяют, за какое время будет сделан рабочий элемент, с заданной вероятностью (часто - 85%).

Инструменты: Nave (данные из Trello, Jira, собственной таблицы), гугл-таблицы, Kainen, Kanbanzone.

3 Анализ полученных данных всей командой

Чтобы создать у всей команды и руководства (бизнеса) единое видение ситуации - рекомендуется проводить совместный анализ данных.

Очень желательно - с приглашением фасилитатора, который создаст безопасную и здоровую атмосферу, сделает так что все смогут высказаться и быть услышанными, и самое главное - прийдут единому пониманию, четко зафиксируют договоренности по итогам сессии.

Участники встречи: команда, руководство, представители бизнеса (бизнес-подразделения)

Примерный тезисный план такой встречи (сессии):

  1. Кто наш клиент? Какую ценность мы ему приносим?
  2. Чем сейчас недовольны клиенты?
  3. Наша производительность и пропускная способность. Время выполнения задач. Нет ли тут проблем? Довольны ли наши клиенты? Что у нас с бизнес-метриками? Всем ли доволен бизнес? Не теряем ли мы деньги из за долгого времени выполнения?
  4. На сколько мы предсказуемо поставляем ценность? Нет ли у нас большого "разброса" в производительности и времени выполнения? Нет ли от недостаточной предсказуемости проблем у клиентов и бизнеса?
  5. Что у нас с текущей ситуацией (анализ доски)?
    • какие виды работ делает команда? нет ли "перекоса" между видами работ?
    • нет ли у нас скрытой работы (не отраженной на доске)
    • сколько работ находится и на какой стадии?
    • есть ли задачи которые "долго висят без движения"?
    • нет ли задач, которые никто не делает?
    • нет ли где-то "завалов" и "узких мест"
    • не работаем ли мы одновременно надо десятком незавершенных проектов/задач?
    • нет ли перегрузки?
  6. Есть ли вещи, которым недовольны члены команды? Руководитель? Бизнес? (идеально - каждый пишет на стикерах, вешает на доску и комментирует)

Результат: согласие с необходимостью изменений и общее видение их цели (команда, руководство, бизнес)

...

Продолжение - Как улучшить работу команды, ч.2: команда на пути изменений

Помогаю лабораториям, R&D центрам и не-IT командам улучшать работу, в т.ч. с помощью бесплатных инструментов. Бесплатная консультация для вашей команды.