Как я пытался "все успевать" (неудачно)

Рассказ о том, как я пытался (неудачно) найти инструмент, который бы мне помог "все успевать"

Списки задач

Списки дел и задач составлял в блокноте, ежедневнике или на бумажках:

Следующей разумной идеей было перенести все дела и задачи в цифровой вид. "Под руку" попался простой и удобный сервис для заметок google-keep:

В итоге мой google-keep представлял одну большую кашу из заметок с делами и задачами (они даже не помещаются на большой экран)

Следующий шаг - решил навести порядок и выделить структуру: разделить дела и задачи на категории (направления). Решено было сделать это в Trello:

Список текущих дел

Вот есть огромный список дел, задач, идей, направленный на достижение разных целей. Что из этого списка делать в первую очередь? Чем мне заняться сегодня?

Проблема выбора осложняется тем, что кроме задач из моего "бэклога" возникают срочные, внезапные, а так же текущие и рутинные рабочие задачи, которые тоже надо куда-то записывать.

Первая идея - выписывать список дел на день в блокнот (ежедневник, бумажку). Подход кажется разумным: выбираем дела из большого "списка дел" записываем их на бумажку и делаем. Но вот что получается:

На этом фото несколько вещей сигнализирует о проблеме с управлением делами:

  • Справа - блокнот с двумя колонками "срочно - не срочно".
  • Слева от блокнота выдранный лист с "матрицей Эйзенхауэра", часть задач вычеркнута
  • В центре кадра - исписанный недатированный еженедельник
  • Есть еще куча каких-то листов
  • Комбо: на ежедневнике лежит красный листок со списком рабочих задач на воскресенье (!), причем в воскресенье надо сделать 10 задач (!)

Итого - системный кризис. Ожидалось, что есть некий "список текущих дел" на бумаге. В него переносим задачи из цифрового "списка задач" в Trello и делаем. Список текущих дел уменьшается - а мы берем новые задачи из Trello.

Но вместо этого, список текущих дел разрастается (за счет срочных, внезапных и текущих рабочих задач), так что занимает все рабочее (и нерабочее) время.

План дня (недели) в календаре

Следующая попытка - управлять делами с помощью календаря:

Бумажек и бардака, действительно стало меньше. Но вот список моих задач в Trello не только не уменьшался, но разрастался все больше и больше.

Очевидно, одна из проблем - попытка делать "все и сразу", без каких-либо приоритетов.

Попытка планировать "сразу все дела"

Все задачи из Trello я перенес в google-таблицу. В строке каждой задачи - "календарь", каждая клеточка которого - одна неделя. Идея была в том чтобы "раскидать" все дела по неделям, и таким образом каждую неделю делать небольшое количество задач. Вот что получилось:

Длинна списка говорит сама за себя )

Что делать?

Оказалось, что я изначально решал неправильную задачу. Ведь успеха добиваются не те, кто "успевает все", а те, кто уделяет достаточно время важным делам,которые дают результат и приближают к личным профессиональным целям.

Успешные личности не составляют списки дел, не используют сложные техники для управления временем. Очень успешные люди вообще не думают о времени. Вместо этого они думают о ценностях и приоритетах и опираются на правильные привычки.
Круз Кевин "15 секретов управления временем. Как успешные люди успевают все"

Тайм-менеджмент — это не про время

Книги, которые я рекомендую почитать.