Кейс: цифровая доска в редакции интернет-СМИ

Заказчик

Отдел образовательного учреждения, выполняющий функции пресс-службы, редакции интернет-СМИ и PR-отдела. Команда из 7 человек выпускает новости, статьи, интервью, пресс-релизы, видео, подкасты, запускает спецпроекты, проводит мероприятия, ведет соцсети.

Проблема

За последний год объем работ команды вырос в несколько раз, что создало сложности корреспондентам и выпускающему редактору:

  • тяжело понять, на какой стадии находится конкретный материал (публикация)
  • большая нагрузка на корреспондентов, одновременно много публикаций в работе
  • нескончаемый поток сообщений в меcсенджерах и почте: вопросы, обсуждения, ссылки, комментарии, документы по разным задачам;
  • финальную версию материала на публикацию приходится искать по чатикам/почтам

Решение

В качестве решения выбран подход визуального управления работой и документацией с помощью цифровой доски:

  • Карточка на доске = публикация (пресс-релиз, спецпроект, видео и др.)
  • Колонка на доске = этап работы (идеи  --> отобрано --> написание --> редактура --> корректура --> публикация --> завершено)

Бюджета на платные сервисы не было, поэтому использовали бесплатную версию Trello.

На каждой карточке отражают следующую информацию: название, ответственный и дедлайн (если есть). Внутри карточки можно создать чек-лист, прикладывать ссылки, файлы, общаться в чате, давать и получать обратную связь.

Команда "выгрузила" на доску текущие задачи редакции (из головы, чатиков, почты, листков, ежедневников), началась ежедневная работа с доской.

Доска команды с реальными задачами

Многие пресс-релизы и публикации должны выходить к определенной дате. Чтобы правильно расставлять приоритеты в выпускать публикации и пресс-релизы вовремя, выпускающий редактор хотел видеть задачи с дедлайном "в виде календаря".

Мы установили на Trello-доску бесплатное дополнение "Календарь", которое показывает задачи с дедлайном в режиме календаря:

Новостной редакции приходится действовать оперативно, поэтому была задача настроить систему так, чтобы всем приходили уведомления, если с их карточкой что-то происходит (например, редактор прислала правки к новости). Для этого подготовили инструкцию для команды по настройке уведомлений в мобильном приложении, на почту и в веб-версии.

Результаты

  • Работа редакции стала прозрачной: сразу видно, на какой стадии находятся публикации, легко отследить и увидеть "зависшие" задачи
  • Наглядно видна загрузка членов команды - что позволяет не допускать перегрузки отдельных людей большим количеством одновременных задач
  • Просмотр в режиме календаря позволяет команде расставлять приоритеты и выпускать публикации и пресс-релизы вовремя
  • Упорядочилась коммуникация и документооборот: вся история обсуждений, ссылки и файлы - в карточке конкретной задачи. Не надо ничего искать в почте и чатиках.

Комментарий Канбан коуча

Полученная систему можно назвать прото-Канбаном, т.к. в ней не было явного и четкого ограничения количества одновременно выполняемой работы. За тем чтобы не было перегрузки одновременно выполняемой работой выпускающий редактор следил "вручную". Несмотря на это созданная система принесла много пользы, позволила систематизировать и упорядочить работу и сделать ее прозрачной.

Через 8 месяцев

Через 8 месяцев работы был подключен сервис Nave, который умеет автоматически подгружать данные из Trello и строить наглядные графики, отражающие параметры работы отдела.

Например, график Lead time distribution (LTD) показывает распределение задач по времени выполнения:

На графике мы видим:

  • много задач, закрываемых "за день"
  • значительное количество задач завершаемых "от 1 до 35 дней"
  • так называемые "хвосты" - задачи с временем выполнения от 35 до 200 дней

График можно использоваться для улучшения работы, например проанализировать, что за задачи выполнялись экстремально долго? Почему так вышло? Как можно это предотвратить в будущем?

Чтобы корректно анализировать Lead time distribution нужно убедиться что он построен для задач одного вида. Например, для коротких публикаций и длинных спецпроектов лучше построить два разных графика.

Еще одни полезный график  Cumulative flow diagram (CFD). Он наглядно показывает количество завершенных задач, количество задач находящихся в работе, а так же позволяет оценить среднее значение времени, необходимого для прохождения задачи сквозь систему.

Нужна помощь с запуском Канбан-систем?

👉 Команда TeamLeaders помогает спроектировать и запустить цифровую Канбан-систему, чтобы быстро и предсказуемо завершать важные для бизнеса задачи

📚 ТГ-канал про Канбан-метод в не-IT