Кейс: визуализация в редакции интернет-СМИ
Заказчик
Редакция, выполняющая функции интернет-СМИ, пресс-службы и PR-отдела образовательной организации. Выпускают новости, статьи, интервью, пресс-релизы, видео, подкасты, запускают спецпроекты, проводят мероприятия, ведут соцсети. Команда - 7 человек.
Проблема
За год объем работ вырос в несколько раз:
- тяжело понять, на какой стадии находится конкретный материал (публикация)
- большая нагрузка на корреспондентов, одновременно много публикаций в работе
- нескончаемый поток сообщений в меcсенджерах и почте: вопросы, обсуждения, ссылки, комментарии, документы по разным задачам;
- финальную версию материала на публикацию приходится искать по чатикам/почтам
Решение
В качестве решения выбран подход визуального управления работой и документацией с помощью цифровой доски:
- Публикация (пресс-релиз, спецпроект, видео и др.) = карточка
- Этап работы = колонка
Бюджета на платные сервисы не было, поэтому использовали бесплатный инструмент - Trello:
Шаблон доски в Trello
Атрибуты карточки - название, ответственный и дедлайн (если есть). Можно создать чек-лист, прикладывать ссылки, файлы.
Команда "выгрузила" на доску текущие задачи редакции (из головы, чатиков, почты, листков, ежедневников), началась ежедневная работа с доской.
Доска команды с реальными задачами
Многие пресс-релизы и публикации должны выходить к определенной дате. Чтобы правильно расставлять приоритеты в выпускать публикации и пресс-релизы вовремя, выпускающий редактор хотел видеть задачи с дедлайном "в виде календаря".
Мы установили на Trello-доску бесплатное дополнение "Календарь", которое показывает задачи с дедлайном в режиме календаря:
Новостной редакции приходится действовать оперативно, поэтому была задача настроить систему так, чтобы всем приходили уведомления, если с их карточкой что-то происходит (например, редактор прислала правки к новости). Подготовил инструкцию для команды по настройке уведомлений в мобильном приложении, на почту и в веб-версии.
Результаты
- Работа редакции стала прозрачной: сразу видно, на какой стадии какая публикация, легко отследить и увидеть "зависшие" задачи
- Наглядно видна загрузка членов команды - что позволяет не допускать перегрузки отдельных людей большим количеством одновременных задач
- Просмотр в режиме календаря позволяет команде расставлять приоритеты и выпускать публикации и пресс-релизы вовремя
- Упорядочилась коммуникация и документооборот: вся история обсуждений, ссылки и файлы - в карточке конкретной задачи. Не надо ничего искать в почте и чатиках.
Роли
Лидер изменений - выпускающий редактор (постановка задачи, внедрение, работа с командой). Моя роль - консультирование, помощь с настройкой доски, ответы на вопросы.
Воркшоп
Помогаю не-IT командам спроектировать и запустить вытягивающую Канбан-систему