Когда задача будет сделана?

В чем проблема со сроками?

Слабые руководители используют дедлайны для придания важности, "чтобы не расслаблялись". Такие "микроменеджеры" устанавливают из своей головы дедлайны на все задачи. Но на практике, спущенные сверху дедлайны быстро перестают соблюдаться, и со временем на них вообще не реагируют.

Чуть лучше - когда менеджеры просят специалиста/команду самих оценить, за сколько задача будет сделана. Иногда в качестве ответа на вопрос "Когда?" принимают медиану от оценок членов команды.

Наши субъективные оценки как правило сильно расходится с реальностью:

  • субъективная оценка всегда сильно оптимистична
  • часто называется срок, который "ожидает услышать" суровый руководитель
  • не учитывают зависимостей от других команд и специалистов, заказчика, проблем, поломок и др.
  • специалисты/команды оценивают свою часть работы, а не срок получения завершенного продукта, приносящего ценность клиенту

Бизнесу при этом очень важно понимать, через какое время реально будет получен финальный завершенный результат - чтобы выстраивать ожидания у заказчиков, планировать финансы, бюджеты, проекты, обеспечивать финансовые показатели для инвестора/собственника.

Один из рабочих способов дат надежную оценку сроков - статистический. На основе данных, за какое время на практике ранее получался завершенный результат.

Что такое время выполнения?

Время от момента, когда решили что "берем в работу", до момента "реально завершено". Завершено - означает что получен ценный конечный продукт (приносит ценность заказчику и не надо возвращаться к задаче, доделывать).

Например:

  • химик разработал методику за 4 недели
  • завлаб "добрался" до ее проверки через 3 недели, отправил на доработку
  • на доработку ушло 4 недели (их них 3 недели химик был занят другим проектом)

Итого, время выполнения задачи 11 недель, а не 4 и не 5.

В чем особенность времени выполнения?

Даже для проектов/задач одного вида оно может существенно различаться:

Проект A - 11 недель
Проект B - 16 недель
Проект C - 22 недели
Проект D - 8 недель
Проект E - 9 недель
Проект F - 1 неделя
Проект G - 13 недель

Разброс - от 1 до 22 недель. "Среднее" время явно не подходит для уверенного ответа на вопрос "Когда будет сделано?"

Переходим от "оценок и мечт" к реальности

Первым делом собираем статистику по ранее сделанным задачам/проектам - за какой срок сделали каждую? Самый простой вариант - с помощью таблицы:

Далее - считаем, сколько задач/проектов было сделано за определенное время, например:

за 11 недель - 1 задачу
за 12 недель - 2 задачи
за 13 недель - 2 задачи
за 14 недель - 3 задачи
за 15 недель - 4 задачи
за 16 недель - 3 задачи
за 17 недель - 1 задача
за 18 недель - 0 задач

Полученные данные строим в виде гистограммы - получается т.н. распределение времени выполнения (или Lead Time Distribution - LTD):

Где построить такую диаграмму? Если исходные данные приходится собирать вручную в виде таблицы - то в Nave (загрузить данные вручную) или бесплатно в гугл-таблицах (инструкция по построению LTD в гугл-таблицах).

Коммерческие цифровые системы, ориентированные на Канбан-метод, собирают данные и строят график автоматически: Nave (собирает данные из Trello и Jira), Kaiten, Kanbanzone.

Реальная оценка

Математически, кривая распределения времени выполнения представляет собой плотностью вероятности. Если ее проинтегрировать и умножить на 100 - получим вероятность в %, с которой за определенное время будет сделана задача.

Из интегральной кривой видно, что 85% задач делаются за 16 дней. Т.е. можно сказать, что с вероятностью 85% задачу сделаем за 16 дней.

Уровень вероятности и "хвосты" на LTD

А можно ли дать ответ, за какое время сделаем задачу с вероятностью не 85%, а 100%?

Можно. Но эта оценка часто не имеет смысла на практике. Разберем на примере реального графика:

График построен в Nave

О чем говорит график?

  • с вероятностью 85% задачу сделаем за 35 дней
  • с вероятностью 100% задачу сделаем за 117 дней

Т.е. на графике LTD очень часто наблюдаются "хвосты" - задачи, которые делались сильно дольше обычного.

Хорошая практика - периодически собираться и анализировать, по какой причине получились такие сроки, и что сделать в будущем чтобы устранить эту причину, или хотя бы снизить риск появления таких сроков.

...

Помогаю запустить цифровую доску, настроить сбор данных и построение графиков, в т.ч. с помощью бесплатных инструментов. Бесплатная консультация для вашей команды.