Не все дедлайны одинаково полезны
Настоящие дедлайны
Настоящий дедлайн - это когда не уложился в срок и наступили реальные жесткие последствия:
- Финансовые или репутационные потери
- Значительные недополученные финансы и возможности
- Негативные юридически значимые последствия (приостановка деятельности компании, уголовное дело на директора и т.д.)
Примеры настоящих дедлайнов:
- Прописанное в договоре обязательство перед клиентом к конкретной дате, на которое клиент рассчитывает. Красивый пример на тему последствий, когда подрядчики не исполняют своих обязательств.
- Если мы не сделаем работу в срок, не получим оплату по крупному проекту и у нас будет кассовый разрыв, вся компания останется без зарплаты на несколько месяцев.
- Представить новую продукцию на крупной ежегодной выставке, на которой заключаются контракты на весь следующий год
- Выполнить в срок сложные обязательства в ходе первого контракта с крупным клиентом. Выйти на этого клиента пытались несколько лет. Если этот клиент станет постоянным, продажи возрастут на 230%.
- Губернатор региона водит главу крупной нефтяной компании по машиностроительному заводу. Глава компании "воротит нос" от существующей продукции и говорит "У нас есть большая потребность вот в таких сложных машиностроительных изделиях. Сделаете не хуже импортных - будем у вас покупать". Через год губернатор снова водит этого главу нефтяной компании по заводу. Глава компании в шоке - перед ним созданная заводом, готовая машиностроительная продукция с характеристиками, не хуже импортных. Нефтяная компания заключает с заводом крупный контракт. Так вот, "разработать с нуля и произвести образцы продукции с характеристиками не хуже импортных, за один год" - настоящий дедлайн.
Дедлайны в качестве "кнута"
Некоторые менеджеры используют дедлайны как инструмент контроля: они ставят дедлайны на все задачи, причем берут их из своей головы, или просят назвать сроки исполнителя. Менеджеры говорят "не будет дедлайнов - люди расслабятся, и перестанут работать".
Такие дедлайны — "лживые", т.к. они придуманы из головы и ничем не обоснованы.
Управление с использованием "лживых" дедлайнов приводит к целому ряду проблем:
- Рассеивается фокус на соблюдении настоящих дедлайнов (при нарушении которых наступают негативные последствия). Ведь дедлайны стоят на всех задачах, как понять какой дедлайн "из головы менеджера" а какой - настоящий? Ведь выглядят они одинаково.
- При "управлении через дедлайны" срывы сроков - регулярное явление. Люди привыкают к тому что нарушать дедлайны - можно, и никаких реальных последствий не происходит.
- Увеличение сроков. Да, лживые дедлайны не уменьшают, а увеличивают сроки! Задачи "с поджимающими дедлайнами" вне зависимости от их важности будут гарантированно взяты в работу. Это приводит к тому что в работе одновременно становиться все больше и больше задач, а это приводит к увеличению сроков выполнения работ (вот тут подробно написано об этом эффекте)
- В работу берется "все подряд" вместо самого важного. Ведь любая задача в момент создания снабжается дедлайном. Значит ее "надо делать".
Как делать работу вовремя, но без лживых дедлайнов?
- Визуализировать всю работу (например в виде цифровой доски)
- Отказаться от "лживых" дедлайнов, и обозначить прямо на карточках задач настоящие дедлайны, там где они есть. Т.е. если в системе есть дедлайн, то он настоящий, и его нельзя нарушать. Зная сколько делаются подобные работы, брать такие задача в работу вовремя.
- Ограничить количество одновременно выполняемой работы. Только в этом случае можно обеспечить предсказуемое выполнения работ и сроки.
- Прямо на карточке задачи обозначить "время жизни", реагировать на "протухающие" задачи
- Визуализировать блокировки - обозначать когда работа на задачей "встала" из-за какой-то проблемы
Пример как может выглядеть карточка задачи на цифровой доске:
Практическая помощь
👉 Команда TeamLeaders помогает спроектировать и запустить цифровую Канбан-систему, чтобы быстро и предсказуемо завершать важные для бизнеса задачи