Ускоряем работу и сокращаем простои: работа с блокировками
Простои станков на заводе
На фото — кадр из рекламы компании Энкост. Они устанавливают на заводах систему мониторинга станков:
Когда станок остановлен и не работает, рабочий прямо на смартфоне, прикрепленном к станку, выбирает причину. А дальше софт собирает статистику о причинах и времени простоев. Чтобы эти причины потом системно устранять и тем самым поднять производительность существующих станков - вместо того чтобы покупать новые.
Простои в интеллектуальной работе
Все немного сложнее в производстве нематериальных продуктов: проектах, разработке новых продуктов, оказании услуг, продажах, улучшениях в работе организации и т.д.
Как рассуждает типичный менеджер 👨💻: "Мои станки — это люди! Ни минуты простоя! Загрузить всех работой!". Но это одно из самых опасных и вредных заблуждений. Люди могут быть загружены на 120%, а работа (проекты, разработки, клиентские запросы, улучшения, продажи) — стоять и никем не делаться (!)
Но почему менеджеры фокусируются не на "простое рабочих задач" на "простое сотрудников"? Да потому что нематериальная работа — не деталь в цеху, она невидима. А сотрудник — вот он, сидит на рабочем месте.
Если мы хотим минимизировать простои рабочих задач, то фокусироваться надо именно на них, а не на загрузке людей
Существуют две главные причины, почему задачи "простаивают" и не делаются:
- Люди заняты какими-то другими задачами (когда пытаются работать одновременно над большим количеством задач)
- Есть проблема, блокирующая продолжение работы над задачей
Первая причина успешно решается ограничением количества одновременно выполняемой работы. А про путь работы со второй причиной (простои из-за блокировок) поговорим в этом посте.
Визуализация блокировок
Первый шаг — применить практику Канбан-метода "Визуализируй": сделать рабочие элементы (наши проекты, улучшения, клиентские запросы и т.д.) видимыми, разместить их на доске с этапами прохождения работы (на цифровой доске, или стикерами на стене).
Второй шаг — поступать так же, как компания Энкост со станками: когда работа над задачей остановлена и не может быть продолжена из-за какой-то проблемы — явно обозначить этот факт, и причину блокировки. Современные цифровые доски (Kaiten, KanbanZone, SwiftKanban, Kanbanize) имеют для этого встроенный функционал:
На картинке — доска закупок. Закупка насосов "встала" и не может быть продолжена, т.к. в договоре ошибка, а поставщик не отвечает чтобы ее поправить. Пока эта проблема не будет устранена, работа над закупкой не сможет быть проложена.
Если вы используете стандартные цифровые доски вроде Trello, где нет встроенной функции работы с блокировками, можно использовать красный стикер "блокировка" а причину указать внутри карточки в комментарии.
Что делать с заблокированным задачами?
На регулярной командной встрече "проходятся" по всем заблокированным задачам и принимают решения, как эти блокировки снять. Вместо того чтобы молча "бросить" задачу и заняться чем-то еще.
Что делать если цифровой доски нет, а блокировки есть?
Можно выделить участок стены, или доску, на которую вешать стикеры. 1 стикер = 1 блокировка. Наличие стикера на этой доске означает, что какая-то работа "встала" из-за блокировки, и необходимо ее как можно скорее разрешить.
Анализ причин блокировок
Когда накопится информация о десятках блокировок, можно провести их анализ:
- Провести "группировку" или "кластеризацию" блокировок: т.е. распределить блокировки по причинам, которые их вызывали. Например, 80% простоев у нас происходят из-за нерешенной проблемы с ....
Такой анализ позволит выявить системные проблемы, устранив которые можно существенно сократить простои работ, и соответственно сроки их завершения.
Какую из причин блокировок устранять в первую очередь? Чтобы решить этот вопрос, нужно посмотреть на статистику:
- Насколько часто возникают блокировка каждого типа?
- Насколько большие задержки времени вызывают блокировки каждого типа?
Где взять эту статистику? Сервисы вроде Kaiten, KanbanZone, SwiftKanban, Kanbanize собирают данные автоматически и позволяют их проанализировать:
Но можно провести анализ и вручную с помощью гугл-таблиц.
Помощь с внедрением
👉 Команда TeamLeaders поможет быстро запустить работу с блокировками, чтобы устранять простои и предсказуемо завершать важные для бизнеса задачи