Как работает ограничение WIP (НЗП) в Канбан-методе?

Август 16, 2023 Канбан

Одна из ключевых практик Канбан-метода - ограничение объема одновременно выполняемой работы. В англоязычной среде для обозначения одновременно выполняемой работы используют аббревиатуру WIP (Work In Progress), а саму практику называют "ограничением WIP" или "установлением WIP-лимитов". В русскоязычной среде могут использовать аббревиатуру НЗП (НеЗавершенное Производство), а практику называть "ограничением НЗП".

Что бывает, когда объем WIP (НЗП) не ограничен?

Представим команду, которая работает одновременно над небольшим числом задач, в спокойном режиме без перегрузок. Время, которое клиент ждет результата состоит из двух частей:

"Чистое время работы над задачей" - когда кто-то что-то непосредственно делает. На картинке оно обозначено желтым цветом.
"Время ожидания", т.е. время которое задача просто висит, и работа над ней не ведется

желтым цветом показано "чистое время работы над задачей"

Т.к. в работе находится немного задач, люди в команде плотно работают над ними каждый день, и довольно быстро их закрывают.

А теперь представим, что в команду прилетел "чайка-менеджер" и "надавал в работу" еще 20 задач, в дополнение к уже имеющимся. Объем WIP (НЗП) существенно вырос.

Что произойдет с временем, через которое заказчик получит результат? Оно существенно возрастет - в разы, и а то и на порядок! Но почему? Ведь задачи те же самые, и "чистое время работы над задачей" не изменилось?

желтым цветом показано "чистое время работы над задачей"

Дело в том, что при увеличении WIP (НЗП) существенно возрастает "время простоя". Люди не работают над конкретной задачей, потому что заняты чем-то другим. Чем больше одновременно выполняемых задач, тем больше "время простоя". В большинстве реальных команд, время просто может превышать "чистое время" в 10-20 раз.

Непредсказуемость

При неограниченном объеме WIP (НЗП) есть еще одна проблема, которая существенно хуже увеличения сроков - непредсказуемость. Заказчик может получить свой запрос через 2 недели, или через 5, или через 10, и никто не может сказать точно, и гарантировать какой-то срок.

Если срок большой но стабильный, то с этим можно работать: подавать работу заранее (с учетом сроков), планировать работу смежных подразделений, формировать ожидания клиентов по срокам и попадать в них.

В случае непредсказуемой работы формировать ожидания клиентов и попадать них практически нереально, и работа превращается в "ад" для всех - сотрудников, менеджеров, клиентов.

Почему руководители боятся ограничивать WIP (НЗП)?

Ответы на типичные страхи руководителей в формате "вопрос-ответ":

Получается команда будет делать меньше? Нам надо делать все!

WIP-лимит не означает что команда будет делать меньше. Вся запланированная работа будет сделана, но не одновременно, а последовательно, например "по 3 задачи одновременно в работе". Завершили то, что взяли в работу - взяли следующие задачи.

У нас и так горят сроки, мы не можем откладывать задачи!

От того что множество задач одновременно "находятся в работе" они не будут сделаны быстрее. Наоборот, чем больше задач, тем медленнее они будут делаться (см. картинку выше).

А вдруг человек будет простаивать, т.к. не сможет взять новую работу?

Практика ограничения WIP (НЗП) нужна для достижения цели "клиент получает свои запросы предсказуемо и в срок". При этом часть людей может "простаивать" какую-то часть времени.

По опыту множества компаний, состояние "все загружены работой на 100%, никто не простаивает" приводит не к быстрому и предсказуемому выполнению работы, а наоборот.

А вдруг команда будет делать быстро, но мало?

Если выбрать ограничение WIP (НЗП) слишком маленьким, то действительно пропускная способность команды может снизиться: "люди вторую неделю сидят без работы, но новую взять не могут из-за ограничения".

Но никто ведь не заставляет выбирать именно маленькое значение WIP-лимита, чтобы ухудшить показатели работы. Значение должно выбираться с учетом контекста конкретной команды.

Где ограничивать WIP?

Общая рекомендация - ограничивать WIP на том уровне, где вы хотите получить предсказуемую работу:

Если цель добиться предсказуемого выполнения задач командой - то ограничивают количество задач, одновременно выполняемых командой
Если цель добиться предсказуемого выполнения проектов - то ограничивают количество одновременно выполняемых проектов
Если цель добиться предсказуемого выполнения клиентских запросов - то ограничивают количество одновременно выполняемых клиентских запросов

Как ограничивать WIP?

Ограничение "на человека", например "каждый сотрудник одновременно работает не более чем над двумя задачами"
Ограничение "на команду", например "команда работает не более чем над тремя задачами одновременно"

В случае лимита на команду может возникнуть ситуация (показана на картинке), когда сотрудник свободен, но не может взять новую работу из-за ограничения. В этом случае он может помочь коллегам завершить уже взятые в работу задачи.

Реальные процессы состоят из нескольких стадий, поэтому лимит может устанавливаться на отдельные этапы процесса:

Бывают и более сложные варианты:

Вообще, WIP-лимит не существует "в вакууме", а тесно связан с практикой визуализации. Визуализацию и WIP-лимиты каждая команда (сервис) проектирует индивидуально под себя, через сессию STATIK.

Более подробно с вариантами WIP-лимитов можно познакомиться в книге Kanban Maturity Model, D.J. Anderson, T. Bozheva или ее цифровой версии kmm.plus

Как оценить эффект от ограничения WIP (НЗП)?

Отслеживать % попадания в сроки, обещанные заказчикам и удовлетворенность заказчика
Проследить за сроками выполнения работ до и после введения WIP-лимита. Современные цифровые доски умеют измерять этот показатель. Рекомендуется построить диаграмму распределения времени работ до и после введения WIP-лимита.
Отслеживать степень перегрузки команды (например путем опроса, или на регулярных встречах)

Алгоритм установления WIP-лимита

Понять как будем оценивать эффект (см. пункт выше), настроить инструменты, измерить состояние "до"
Выбрать способ задания лимитов (см. пункт "Как ограничивать WIP?")
Задать базовое значение лимита. Если нет понимания, от чего оттолкнуться - можно взять в качестве лимита текущее количество задач, находящихся в работе.
Подождать какое-то время, и посмотреть что стало со временем выполнения работ и предсказуемостью, удовлетворенностью заказчика, перегрузкой команды. Если не видно улучшений по срокам и команда все еще "в огне", WIP-лимит следует уменьшить, подождать еще какое то время и посмотреть на результаты.

WIP-лимит не следует делать слишком маленьким, т.к. это может привести к снижению производительности, этот параметр так же рекомендуется отслеживать.

Хотим ограничить WIP, но менеджеры/коллеги не верят. Что делать?

Существует наглядная деловая игра Featureban, после завершения которой участники сами захотят попробовать WIP-лимиты в работе. Можем провести такую игру в вашей компании, с максимальной адаптацией под ваш контекст.

Где почитать подробнее?

В общем - в книге Канбан, Д. Андерсон. Подробное описание практики и примеры - в книге Kanban Maturity Model, D.J. Anderson, T. Bozheva или ее цифровой версии kmm.plus

Так же можно посмотреть видео:

Практика "ограничение WIP" подробно разбирается на курсе Kanban System Design от Kanban University

Помощь с внедрением

👉 Команда TeamLeaders помогает спроектировать и запустить цифровую Канбан-систему и задать WIP-лимиты, чтобы быстро и предсказуемо завершать важные для бизнеса задачи

👉 Закрытый авторский телеграм канал Приключения Канбан-коуча в не-IT