Есть ли экономический эффект от Канбана?
Канбан-метод — набор практик, которые позволяют улучшить рабочий процесс так, чтобы клиент был удовлетворен результатом.
Есть ли экономический эффект от Канбан-метода?
Это сильно зависит от того, как применять Канбан-метод. От того что мы создадим Канбан-доску, количество денег на расчетном счету компании не изменится.
Так же, ничего не изменится если мы применим Канбан-метод к процессу закупки туалетной бумаги в офис.
Но если применить Канбан-метод "в правильном месте", то можно добиться результатов, приводящих к измеримому экономическому эффекту, например:
- Стали быстрее и предсказуемее выполнять запросы платящих клиентов --> клиенты стали довольнее, и заказывают еще
- Благодаря прозрачности увидели "узкие места", оптимизировали процесс, и той же командой выполняем в 2 раза больше работы без перегрузок и потери качества
- Стали быстрее выводить на рынок новые инновационные продукты, востребованные у потребителей
- Стали быстро завершать проекты и инициативы, направленные на развитие компании и выход на новые рынки
- Стали быстрее находить и нанимать в компанию талантливых менеджеров продаж --> выросли продажи
- Вместо того чтобы брать в работу и делать "все подряд" стали загружать ограниченные рабочие мощности самым важным, тем что дает максимальный эффект и результаты для бизнеса
Как оценить эффект?
Для начала, стоит оценить "метрики потока" — какие они сейчас, и какими стали после применения Канбан-метода:
- За какое время мы выполняем работу (клиентские запросы, проекты и т.д.)? Разные задачи делаются за разное время (т.е. всегда существует какой-то разброс), поэтому используют не "среднее" время, а собирают полную статистику в виде диаграммы распределения времени выполнения.
- Сколько единиц работы мы завершаем (именно завершаем, а не "делаем") в месяц/квартал/год?
Следующий шаг — оценивать эффект от "завершенных карточек", а не только их количество и время выполнения.
Например, мы разрабатывали 3 новых продукта в год. После применения Канбан-метода мы по прежнему разрабатываем 3 новых продукта в год. Но за счет того что мы выстроили процесс тестирования и отбора наиболее перспективных идей, продажи этих продуктов в 10 раз выше, чем тех что мы разрабатывали до этого.
Результат может быть и не финансовый или "качественный", например:
- Удовлетворенность клиентов нашей работой повысилась с 40% до 90%
- Стали выполнять в срок 95% заказов (а было - менее 30%)
- Вышли на новый рынок
Не всегда можно оценить "чистый" эффект от конкретной карточки. Тогда можно смотреть как изменяются целевые финансовые и бизнес-показатели.
Сколько ждать эффекта?
Есть несколько факторов, определяющих будет ли вообще эффект, и сколько его ждать
Как применяем Канбан-метод
Первый фактор — насколько системно мы подходим к применению Канбан-метода. Корректный сценарий может выглядеть так:
- Начинаем работать с сущесвтующийм процессом, а не придумываем "на ходу" какой-то новый
- Проводим сессию STATIK, на которой напрямую спрашиваем нашего заказчика чем он недоволен, вовлекаем людей в проектирование Канбан-системы
- Используем Канбан-метод комплексно, включая ограничение одновременно выполняемой работы, практики управления потоком и др.
- Учитываем зрелость организации по Kanban maturity model
- Проводим регулярные встречи, на которых анализируем свою работу, обратную связь от заказчика и вносим улучшения в процесс.
Ключевой механизм, приводящий к результату — прозрачность и регулярные встречи по анализу и улучшению процесса. Если встречи по улучшениям не проводить (или проводить раз в год), результатов можно ждать неопределенно долго, если они вообще будут.
Характерные сроки выполнения работ
Чтобы как-то оценить эффект, нужно дождаться чтобы через систему, которая работает "по новому" прошло какое-то количество единицы работы. В зависимости от специфики работ, время завершения единицы работы может сильно отличаться, например:
- Найм сотрудника может занимать 2-3 месяца
- Разработка лекарственного препарата-дженерика — 8-12 месяцев
- Выполнение клиентского заказа в дизайне — 5-14 дней
А т.к. Канбан-метод это итерационный подход к улучшению рабочего процесса, может потребоваться несколько итераций.
Рабочая культура, мотивация и энергия команды
Скорость улучшений сильно зависит от мотивации руководителей и членов их команд, их готовности проявлять лидерство и брать ответственность за результат. А это факторы, которые определяются рабочей культурой организации.
Почему Канбан есть, а экономического эффекта нет?
Применяем Канбан "не там"
Например, "узкое место" компании связано с координацией работы трех департаментов при выполнении сложных клиентских заказов. Но вместо этого мы решили применить Канбан к процессу обеспечения офиса всем необходимым.
Применяем Канбан "не на том масштабе"
Например, наша компания обещает клиентам сроки выполнения их заказов, и в 70% случаев их срывает. Очевидно, стоит применить Канбан для визуализации прохождения клиентского заказа через нашу компанию. Посмотреть на каком этапе "застревают заказы", выявить "узкие места". И что-то с эти сделать.
Но некоторые руководители на столько озабочены "чем заняты их сотрудники", что вместо улучшения выполнения клиентских заказов, фокусируются на визуализации ежедневных задач сотрудников. В итоге — сотрудники загружены работой, а % выполнения заказов в срок не изменился.
Не используем Канбан по настоящему
Сделали "какую-то" доску в Trello, STATIK не проводили, заказчика о его неудовлетворенностях не спрашивали (ведь начальник часто "сам знает что нужно клиентам"), количество одновременно выполняемой работы не ограничили, регулярные встречи по улучшению рабочего процесса не проводим.
Не улучшаем процесс
Спросили заказчика чем он недоволен, спроектировали и запустили Канбан-систему и "ждем" что все изменится само. К сожалению — не изменится.
Да, Канбан-система наглядно покажет проблемы (где скапливается работа, почему работа блокируется) и "узкие места" процесса. Но чтобы эти проблемы и "узкие места" устранить нужно прикладывать усилия, ресурсы, коммуницировать, договариваться, тестировать различные гипотезы, часто — менять свое собственное поведение. И делать такие улучшения непрерывно, регулярно, ритмично.
Узкое место не в процессах
Например в компании "токсичное" руководство, люди демотивированы, постоянная текучка — компетентные специалисты не задерживаются в компании надолго. Очевидно, что начинать надо не с досок )
Есть задача применить Канбан-метод?
👉 Команда TeamLeaders поможет применить Канбан-метод так, чтобы компания получила измеримый эффект: к правильному процессу, на правильном масштабе, и правильным способом.