Кейс: как команда лазерного цеха применила Kanban и улучшила свою работу

С помощью Kanban-метода команде участка лазерной резки удалось решить проблемы с перегрузкой, снять "боли" заказчиков и сделать свою работу предсказуемой. Очередь задач по ключевому проекту сократилась за три месяца с 28 до 4 единиц. Все изменения происходили "снизу" по инициативе команды. Использовались только бесплатные цифровые инструменты - Trello и google-таблицы.

Заказчик

Частный центр "Фаблаб" создает прототипы и макеты, изготавливает изделия с использованием 3D печати, лазерной резки, метало- и деревообработки. В команде - дизайнеры, инженеры, художники. Заказчик - команда участка лазерной резки.

Оборудование участка лазерно рекзи, фото - @parilovv

Проблема

Через год после запуска Фаблаба структура работы лазерного участка изменилась: появился якорный заказчик с большим годовым контрактом, объем внутренних заказов от других участков возрос несколько раз, увеличилась сложность и ответственность заказов. Это привело к предсказуемым проблемам:

  • не всегда получается уложиться в сроки, обещанные заказчикам
  • руководство недовольно что задачи делаются "долго"
  • руководство несет новые задачи, а в работе еще много незавершенных
  • много "срочных" и "горящих" задач, не получается точно называть и гарантировать сроки

Решение

В качестве решения выбран подход визуального управления работой с помощью Канбан-системы.

Необходимо было визуализировать поток работы и все текущие задачи (заказы), ограничить количество одновременно выполняемой работы, перейти от "проталкивания" работы к "вытягиванию". А так же - создать "пространство" для открытого обсуждения ситуации с внутренними заказчиками и руководством.

На отдельной сессии с помощью инструмента STATIK спроектировали Канбан-систему

  • карточка = партия изделий, деталей
  • колонка = этап работы: макетирование (создание 3D модели и рабочих чертежей для лазера) --> резка --> пост-обработка (шлифовка, покраска, сборка изделия и т.д.)

В связи с отсутствием бюджета на софт, в качестве инструмента для создания доски выбрали Trello:

Первый вариант Kabnan-доски в Trello: у задач "в работе" указаны ответственные; на зеленом стикере - название заказчика, красный стикер обозначает "срочные" задачи.

Далее команда выгрузила все задачи в колонку "очередь", ограничили количество задач "в работе" до 4, и начали работать, раз в неделю занося данные по времени выполнения задач в гугл-таблицу:

Через 3 недели работы, с помощью гугл-таблиц:

  • посчитали пропускную способность участка
  • построили диаграмму распределения времени выполнения (LTD)
  • посчитали время, за которое делается 85% задач

Далее команда была подготовлена к презентации системы и метрик руководству центра, на которой:

  • легализовали WIP-лимит (руководство увидело что это позволяет выполнять работу с предсказуемыми сроками)
  • договорились о принципах распределения мощности лазерного цеха на ближайший квартал
  • принято решение о выделении ресурсов для увеличения пропускной способности, чтобы успеть выполнить ключевой проект

Результаты

  1. Внешним заказчикам называются реальные сроки, исходя из фактической производительности и величины очереди
  2. Команда предсказуемо выдает результат, нет "давления" от руководства
  3. Очередь задач по ключевому проекту сократилась за три месяца с 28 до 4 единиц

Особенности проекта

  • Все изменения происходили "снизу" - по инициативе и внутри команды
  • Для визуализации и построение статистики использовались только бесплатные инструменты - Trello и google-таблицы
  • Обьем консалтинга - 30 часов:
    • 8 недель активная фаза (еженедельные встречи и сессии)
    • 3 месяца пост-проектная поддержка

Отзыв заказчика

«Все внутренние заказчики теперь видят загрузку отдела на Trello-доске, и намного быстрее договариваются между собой о приоритетах. Теперь вместо того чтобы постоянно дергать меня вопросом "Ну когда там моё будет готово?" они выясняют приоритетность задач между собой, а я могу предсказуемо выдавать результат»

Михаил, начальник участка лазерной резки

...

Помогаю лабораториям и командам повышать эффективность. Приходите на бесплатную консультацию для вашей команды.