Кейс: как Канбан-метод помог химической лаборатории устранить бардак с закупками

Холодильник с химическими реактивами

Заказчик

Химическая R&D лаборатория в государственном учреждении. Ежегодно закупает сотни позиций: реактивы и стандартные образцы (> 100 наименований), растворители для хроматографии (~ 10 наименований), расходные материалы и зап. части для научного оборудования (хроматографов, спектрометров, титраторов и др.), криожидкости (жидкий азот, жидкий гелий) и др.

Все закупки проводятся организацией в соответствии с требованиями законодательства по закупкам для гос. учреждений. Чтобы инициировать закупку внутри организации, необходимо подготовить пакет документов  включающий служебную записку с обоснованием и привязкой к конкретным работам, коммерческие предложения от разных поставщиков и др.

Проблема

Формирование некоторых закупок на стороне лаборатории растягивалось на 3-4 месяца (что недопустимо долго), часть закупок, как оказалось, так и не были сформированы и "потерялись". Не было предсказуемости.

Анализ причин

Выявлены причины затягивания и "потери" задач:

  • Непрозрачность работы. Несмотря на то, что для каждой закупки создавалась карточка на цифровой доске, глядя на карточку и доску нельзя было понять, на какой стадии закупка, и ведется ли вообще над ней какая-то работа
    • доска велась формально, не поддерживалась в актуальном состоянии
    • в карточке не отображался процесс (чек-листы и др.)
  • Неограниченный объем одновременной выполняемой работы. Как оказалось, в работе могло одновременно находится до 25 закупок на разных стадиях - "работаем над всем сразу, и одновременно ни над чем конкретно". Как следствие - размывание ответственности, нет фокуса на решении возникающих проблем и завершении работ; "брошенные задачи", над которыми никто не работает.
  • Устаревший инструмент для визуализации (сервис цифровых досок):
    • не позволял показывать несколько досок на одном пространстве (доска проектов и закупок были в разных местах) --> на доску с закупками заходили редко
    • не позволял явно визуализировать блокировки и сигнализировать о проблемах

Решение 

Вместо неработающей "доски закупок" была создана полноценная Канбан-система. Учитывая конкретный контекст (смену специалиста по закупкам, "критичность" ситуации по ряду закупок) технические и организационные изменения проводились одновременно, и в довольно сжатые сроки.

1 Явные правила и переезд в Kaiten

Агент изменений собрал обратную связь от ведущих специалистов:

  • что, по их мнению должен делать специалист по закупкам?
  • в каком виде специалист, инициирующий закупку, передает ее "закупщику"?

Было составлено краткое явное описание процесса закупок с распределением ролей и ответственности, согласованное с ведущими специалистами.

Доску закупок создали в едином пространстве с рабочей проектной доской. Теперь на доску закупок не надо куда-то специально заходить, она всегда перед глазами в рабочем пространстве команды.

Доска закупок на рабочем пространстве команды

2 Дизайн Канбан-системы

Создали шаблон чек-листа, который наглядно показывает состояние закупки в каждой карточке:

Чек-лист в одной из карточек: сразу видно, на какой стадии находится закупка

Чтобы сделать работу предсказуемой, сфокусироваться на завершении задач, и перейти к вытягиванию, агентом изменений было предложено ограничить количество одновременно выполняемой работы на этапе запуска закупок:

Доска с WIP-лимитом (не более 3 закупок одновременно в запуске)

В отличие от старого инструмента, Kaiten позволяет явно задавать WIP-лимиты на доске:

Ограничение количества незавершенной работы (WIP) фокусирует на завершении текущих задач, и решении возникающих проблем, вместо того чтобы брать новые задачи пока по текущим "ждем". За несколько итераций пришли к оптимальному значению WIP-лимита.

3 Визуализация и устранение блокировок

Kaiten позволяет явно обозначать на карточке блокировки - проблемы, мешающие завершению задач:

Блокировка на карточке

Для оперативного устранения блокировок (и вызванных ими задержек) еженедельные встречи команды начали с разбора блокировок, и принятия решений о способе их устранения.

Результаты

  • Процесс закупок стал предсказуемым: 85% сформированных закупок запускаются за 14 дней, вместо 2-3 месяцев.
  • Закупки перестали теряться и "зависать"
  • Проблемы с закупками быстро выявляются и решаются

Достичь предсказуемости удалось за счет визуализации, ограничения объема незавершенной работы, работы с блокировками и явных правил работы.

Ситуация с закупками явилась демонстрацией для команды возможностей Канбан-метода.