Кейс: как Канбан-метод помог химической лаборатории устранить бардак с закупками
Холодильник с химическими реактивами
Заказчик
Химическая лаборатория в государственном учреждении ежегодно закупает сотни позиций: реактивы и стандартные образцы (> 100 наименований), растворители для хроматографии (~ 10 наименований), расходные материалы и зап. части для научного оборудования (хроматографов, спектрометров, титраторов и др.), криожидкости (жидкий азот, жидкий гелий) и др.
Все закупки проводятся в соответствии с требованиями законодательства по закупкам для гос. учреждений. Чтобы инициировать закупку внутри организации, необходимо подготовить пакет документов включающий служебную записку с обоснованием и привязкой к конкретным работам, коммерческие предложения от разных поставщиков и др.
Проблема
Формирование некоторых закупок на стороне лаборатории растягивалось на 3-4 месяца (что недопустимо долго), часть закупок, как оказалось, так и не были сформированы и "потерялись". Не было предсказуемости.
Анализ причин
Выявлены причины затягивания и "потери" задач:
- Непрозрачность работы. Несмотря на то, что для каждой закупки создавалась карточка на цифровой доске, глядя на карточку и доску нельзя было понять, на какой стадии закупка, и ведется ли вообще над ней какая-то работа
- доска велась формально, не поддерживалась в актуальном состоянии
- в карточке не отображался процесс (чек-листы и др.)
- Неограниченный объем одновременной выполняемой работы. Как оказалось, в работе могло одновременно находится до 25 закупок на разных стадиях - "работаем над всем сразу, и одновременно ни над чем конкретно". Как следствие - размывание ответственности, нет фокуса на решении возникающих проблем и завершении работ; "брошенные задачи", над которыми никто не работает.
- Устаревший инструмент для визуализации (сервис цифровых досок):
- не позволял показывать несколько досок на одном пространстве (доска проектов и закупок были в разных местах) --> на доску с закупками заходили редко
- не позволял явно визуализировать блокировки и сигнализировать о проблемах
Решение
Вместо неработающей "доски закупок" была создана полноценная Канбан-система. Учитывая конкретный контекст (смену специалиста по закупкам, "критичность" ситуации по ряду закупок) технические и организационные изменения проводились одновременно, и в довольно сжатые сроки.
Явные правила и переезд в Kaiten
Первым дело собрали обратную связь от ведущих специалистов:
- Что, по их мнению должен делать специалист по закупкам?
- В каком виде специалист, инициирующий закупку, передает ее "закупщику"?
Было составлено краткое явное описание процесса закупок с распределением ролей и ответственности:
Доску закупок создали в едином пространстве с рабочей проектной доской. Теперь на доску закупок не надо куда-то специально заходить, она всегда перед глазами в рабочем пространстве команды.
Доска закупок на рабочем пространстве команды
Дизайн Канбан-системы
Создали шаблон чек-листа, который наглядно показывает состояние закупки в каждой карточке:
Чек-лист в одной из карточек: сразу видно, на какой стадии находится закупка
Чтобы сделать работу предсказуемой, сфокусироваться на завершении задач, и перейти к вытягиванию, ограничили количество одновременно выполняемой работы на этапе запуска закупок:
Доска с WIP-лимитом (не более 3 закупок одновременно в запуске)
В отличие от старого инструмента, Kaiten позволяет явно задавать WIP-лимиты на доске:
Ограничение количества незавершенной работы (WIP) фокусирует на завершении текущих задач, и решении возникающих проблем, вместо того чтобы брать новые задачи пока по текущим "ждем". За несколько итераций пришли к оптимальному значению WIP-лимита.
Визуализация и устранение блокировок
Kaiten позволяет явно обозначать на карточке блокировки - проблемы, мешающие завершению задач:
Блокировка на карточке
Для оперативного устранения блокировок (и вызванных ими задержек) еженедельные встречи команды начали с разбора блокировок, и принятия решений о способе их устранения.
Результаты
- Процесс формирования и запуска закупок стал предсказуемым: 85% сформированных закупок запускаются за 14 дней, вместо 2-3 месяцев.
- Закупки перестали теряться и "зависать"
- Проблемы с формированием закупок быстро выявляются
Достичь предсказуемости удалось за счет визуализации, ограничения объема незавершенной работы, работы с блокировками и явных правил работы.
Ситуация с закупками явилась демонстрацией для команды возможностей Канбан-метода.
Необходимость дальнейших улучшений
Устранение "узкого места" на этапе формирования и запуска закупок было важным, но промежуточным результатом. Т.к. ключевые ограничения, не позволяющие добиться дальнейшего снижения общего срока закупки (от решения о закупке до получения необходимого реактива лабораторией) оказались на других этапах процесса и требуют дальнейшей работы.
Нужна помощь с запуском Канбан-систем?
👉 Команда TeamLeaders помогает спроектировать и запустить цифровую Канбан-систему, чтобы быстро и предсказуемо завершать важные для бизнеса задачи